Wat is zorgadministratie?

Zorgadministratie is het vastleggen van alle gegevens rondom geleverde zorg. Dat begint al bij de inschrijving van een patiënt of cliënt, waarbij de relevante persoons- en verzekeringsgegevens worden geregistreerd in het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) of Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). Op een later moment wordt daar de informatie rondom de gestelde diagnose en bijhorende behandeling(en) aan toegevoegd in de vorm van een DBC-zorgproduct. Verderop in het traject wordt daar nog aan toegevoegd:

  • de behandelaar(s),
  • een begin- en einddatum,
  • en uiteindelijk het ontslag.

 

Declaratieverwerking in de zorg

Als de informatie rondom de geleverde zorg compleet is, kan deze als declaratie worden doorgestuurd naar bijvoorbeeld de zorgverzekeraar. In andere gevallen gaat de declaratie naar de gemeente of het zorgkantoor van de patiënt of cliënt. Welke dat is, is afhankelijk van de zorg die geleverd is.

Wanneer de declaratie voldoet aan alle gestelde eisen van de partij (zorgverzekeraar, gemeente of zorgkantoor) worden de gemaakte kosten aan de zorgaanbieder uitbetaald. Het klinkt eenvoudig, maar in het proces van registratie tot declaratie kan een hoop fout gaan. Wil je hier meer over weten? Lees dan het artikel ‘Correcte registratie, nog een hele uitdaging’.

 

Wat is een DBC-zorgproduct?

Bij het declareren van zorgbehandelingen wordt gebruikgemaakt van DBC’s. Een DBC – beter bekend als DBC-zorgproduct – staat voor Diagnose Behandeling Combinatie. Een DBC-zorgproduct wordt aangeduid met een cijfercode en omschrijft een pakket met gebruikelijke zorg bij een bepaalde behandeling. Een DBC vertelt dus iets over een deel van het behandeltraject van een patiënt of cliënt bij een zorginstelling. Van het eerste bezoek tot aan de laatste controle.

Bij het declareren van behandelingen wordt niet gekeken hoeveel zorg (scans, injecties of handelingen) iemand precies heeft gehad, maar gaat het om een gemiddelde van alle patiënten of cliënten met dezelfde DBC. Hiermee kunnen zorginstellingen in Nederland de geleverde zorg eenduidig registreren én in één keer declareren bij de zorgverzekeraar.

 

Horizontaal Toezicht

Om de rechtmatigheid van zorguitgaven te verbeteren én de controlelast bij zorgverzekeraars te verlichten, is Horizontaal Toezicht in het leven geroepen. Wil je hier meer over weten? Download dan het whitepaper ‘Horizontaal Toezicht in de Zorg’. Ben je benieuwd naar de implementatie van het control framework en hoe je zorgt voor continue beheersing? Download dan het whitepaper ‘Horizontaal Toezicht in de Praktijk’.


Voorbeeld

Een patiënte is gevallen en heeft last van haar enkel. Na een bezoek aan de huisarts wordt ze doorverwezen naar het ziekenhuis. Een medisch specialist stelt een diagnose en opent op basis hiervan een DBC-zorgproduct. Aan het einde van het behandeltraject wordt op basis van alle vastgelegde informatie bepaald welke van de 4.400 DBC-zorgproducten in dat specifieke geval van toepassing is.

Dit is afhankelijk van verschillende factoren:

  • Wat kost de gemiddelde behandeling bij een vergelijkbare diagnose?
  • Blijft de patiënt een nacht slapen in het ziekenhuis?
  • Moet de patiënt worden geopereerd?
  • Hoe vaak heeft de patiënt een medisch specialist bezocht?

Aan de hand hiervan wordt de rekening opgesteld, die wordt gedeclareerd bij de zorgverzekeraar.


 

Wet- en regelgeving in de zorg

Nederland kent verschillende wetten en regelingen rondom het leveren van zorg. Voorbeelden hiervan zijn de Jeugdwet, Wet langdurige zorg (Wlz), Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), Zorgverzekeringswet (Zvw) en Persoonsgebondenbudget (Pgb) waarmee mensen zelf zorg en hulp kunnen inkopen. Maar welke wet is nu wanneer van toepassing? We zetten het voor je op een rij.

  • Jeugdwet

De Jeugdwet regelt ondersteuning, hulp of zorg aan jongeren onder de 18 jaar met een (lichte) verstandelijke beperking, opgroeiproblemen, psychische problemen en stoornissen. Deze zorg kan bestaan uit begeleiding, kortdurend verblijf (logeren), verblijf in een instelling, persoonlijke verzorging, verpleging of behandeling. De gemeente is verantwoordelijk voor deze zorg en maakt het mogelijk dat de gewenste zorg eerder én op maat kan worden geboden.

  • Wet Langdurige Zorg (Wlz)

Deze wet is voor mensen die voortdurend intensieve zorg of toezicht nodig hebben. Hierbij kun je denken aan chronisch zieken, ouderen met dementie in een verder stadium of mensen met een ernstige lichamelijke of verstandelijke beperking. In veel gevallen kan deze zorg ook thuis worden geleverd, mits dit verantwoord is. Voor het aanvragen van de nodige zorg kan men zich wenden tot het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ).

  • Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)

De WMO regelt dat mensen met een beperking de nodige voorzieningen en ondersteuning krijgen. Voor mensen met een psychische stoornis betekent dit bijvoorbeeld een beschermde woonomgeving en voor mensen die niet op eigen kracht zelfredzaam zijn, betekent dit begeleiding en/of dagbesteding. Mensen met een zorgvraag kunnen terecht bij het Wmo-loket of het sociale wijkteam van de gemeente waarin zij wonen.

  • Zorgverzekeringwet (Zvw)

Iedereen in Nederland die woont en werkt is verplicht om een basisverzekering te hebben om de kosten voor medische (noodzakelijke) zorg te dekken. Wijkverpleging hoort hier ook bij. Deze zorg bestaat uit persoonlijke verzorging zoals helpen bij het wassen en aankleden, medicatie die genomen moet worden of wondverzorging.

  • Persoonsgebonden budget (Pgb)

Het persoonsgebonden budget is een subsidie vanuit de overheid waarmee mensen zelf de zorg kunnen regelen die zij nodig hebben. Zo kunnen mensen die door een chronische beperking, ziekte of ouderdom behoefte hebben aan zorg, hun zorgverleners zelf inhuren. Hiermee hebben zij zelf de regie waar en wanneer zij welke zorg van wie willen ontvangen.

 

Wat doet een medewerker zorgadministratie?

Als medewerker zorgadministratie of zorgadministrateur ben je verantwoordelijk voor het juist, tijdig en volledig registreren van de geleverde zorg. Dit houdt in dat je zorgt dat alle gegevens vanaf het eerste bezoek tot aan de declaratie op de juiste manier zijn vastgelegd. Want alleen dan kunnen de kosten voor de geleverde zorg worden gedeclareerd bij de juiste partij en kan deze partij overgaan tot betaling.

In het registratieproces zijn meerdere mensen binnen de organisatie betrokken, wat direct de moeilijkheid van het proces laat zien. Daarom heb je als zorgadministrateur ook een controlerende en adviserende functie. Door te controleren kun je onjuistheden of onvolledigheden uit de declaratie halen en deze oplossen. En blijkt dat bepaalde gegevens structureel onjuist of onvolledig worden ingevoerd? Dan ga je op zoek naar het knelpunt in het proces waar de fout ontstaat en kun je de juiste mensen voorzien van advies om het proces én de uiteindelijke uitkomst verbeteren.

Als medewerker zorgadministratie is het van belang dat je goed op de hoogte bent van wet- en regelgeving, want binnen de zorg verandert dit voortdurend. Als zorgadministrateur ga je de uitdaging aan om deze continue veranderingen te verwerken in de processen en de systemen zodat deze voldoen aan de meest recente wet- en regelgeving.

Ben je op zoek naar een medewerker zorgadministratie of heb je de ambitie om zelf in het vakgebied aan het werk te gaan? In beide gevallen ben je bij Quoratio aan het goede adres. Bekijk meer informatie over onze diensten op het gebied van zorgadministratie, lees meer over onze vacatures of neem contact met ons op voor meer informatie.

 

Opleiding zorgadministratie

Om aan de slag te gaan als medewerker zorgadministratie is het van belang dat je op hoogte bent van de processen binnen de zorg, de financieringsstromen en de actuele wet- en regelgeving. Maar naast de inhoudelijke kennis dient een medewerker zorgadministratie ook over goede communicatieve en adviesvaardigheden beschikken. Zo worden mensen binnen de organisatie voorzien van advies over juiste en volledige registratie van gegevens.

De opleiding zorgadministratie van Quoratio bevat deze onderdelen, aangevuld met een Lean Yellow Belt. Hiermee beschikken onze mensen niet alleen over de juiste competenties – waar we ze aan het begin van het traject op selecteren – maar ook over de juiste kennis en vaardigheden om deze kennis toe te passen.

De Opleiding Horizontaal Toezicht is er vervolgens op gericht om consultants van Quoratio klaar te stomen voor de implementatie van Horizontaal Toezicht in ziekenhuizen en GGZ-instellingen.

 

Veelgebruikte software in de zorg

Binnen de zorg worden verschillende softwaresystemen gebruikt voor de registratie van patiëntgegevens, facturatie en bijvoorbeeld de personeelsadministratie en salarisadministratie. Voor de registratie van medische informatie over patiënten of cliënten wordt een EPD of ECD gebruikt. Hiermee heeft de zorgverlener snel inzicht in de status van patiënten of cliënten. Nauw verwant aan het EPD is het ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS). Hierin worden administratieve en financiële patiëntgegevens geregistreerd.

Voorbeelden van veelgebruikte systemen bij ziekenhuizen zijn:

De aanschaf van een elektronisch patiënten- of cliëntendossier is voor een zorginstelling een belangrijke strategische keuze. De implementatie van een nieuw systeem heeft namelijk grote invloed op de manier van werken binnen de gehele zorgorganisatie.

 

Ondersteuning op de zorgadministratie

Quoratio biedt (strategisch) advies, detachering en outsourcing op het gebied van HR- en salarisadministratie, zorgadministratie en financiële administratie. Onze professionals – van junior tot expert – verwerken, beheren en optimaliseren alle processen rondom de zorgadministratie en zorgdeclaratie. Daarnaast ondersteunen ze door middel van strategisch advies, software implementatie en Horizontaal Toezicht.

Wij leveren zorgprofessionals van het hoogste niveau. Naast up-to-date kennis van wet- en regelgeving beschikken onze professionals over communicatieve, presentatie- en adviesvaardigheden. Competenties die ook binnen de zorgadministratie steeds belangrijker worden.

In de afgelopen jaren hebben we al veel klanten mogen ondersteunen op de zorgadministratie. Benieuwd wie dat zijn en hoe zij onze ondersteuning hebben ervaren? Lees dan de ervaringen van GGZ inGeest, Pieter van Foreest, St. Anna Ziekenhuis en meer.

 

Kennismaken?

Benieuwd naar wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.

Contact opnemen

 

loading