Jouw salarisadministratie altijd op orde

Wat is salarisadministratie?

Salarisadministratie is zoveel meer dan alleen het correct en tijdig verwerken en uitbetalen van de salarissen aan alle medewerkers van de organisatie. Naast de verwerking van mutaties, declaraties en vergoedingen is het van belang dat de juiste informatie wordt aangeleverd en heffingen worden afgedragen aan de Belastingdienst. Dat geldt meestal ook voor pensioen en eventuele andere particuliere verzekeringen.

Bij de meeste organisaties zijn deze processen en berekeningen veelal geautomatiseerd. Dat neemt niet weg dat er op de salarisadministratie voldoende kennis van wet- en regelgeving moet zijn. Om de salarisstroken te controleren en medewerkers met vragen over hun loonstrook te voorzien van het juiste antwoord.

Het is de salarisadministrateur die in de gaten moet houden of alles conform wet- en regelgeving verwerkt wordt. Onder de regelgeving valt ook (personeels-) beleid en een cao. Het is, vanuit de adviserende functie wellicht, ook de taak om te controleren of bedacht beleid wel conform wetgeving en /of cao is wat vaak een uitdaging is als HR dit anders interpreteert als de SA.

Wat staat er op een loonstrook?

Als werkgever ben je verplicht om je werknemers te voorzien van een loonstrook. Ook wel salarisstrook, loonspecificatie of salarisspecificatie genoemd. Wanneer je dit digitaal doet is er instemming van de werknemer nodig én moet de werknemer in staat zijn de loonstrook op te slaan. Deze loonstrook bevat minimaal gegevens over het brutoloon, de loonheffing, ingehouden premies, onkostenvergoedingen na belasting én het nettoloon.

Daarnaast zijn er gegevens te vinden over de werknemer, ook de periode waarover het loon wordt betaald, de afgesproken arbeidsduur en vakantiebijslag. Best wel nuttige informatie voor een werknemer, zou je denken. Het blijkt echter dat de loonstrook nauwelijks gelezen wordt. Benieuwd hoe dat komt? Lees dan het artikel ‘Loonstrook zoekt lezer?!’.

Wat doet een salarisadministrateur?

Er gaan veel processen vooraf aan de realisatie van een loonstrook en de berekening van het salaris. Processen en berekeningen waarbij de expertise van een HR- en salarisadministrateur nodig is. Want ondanks dat veel van deze processen geautomatiseerd verlopen, moet de output gecontroleerd worden op juistheid en volledigheid. Om die reden moet de salarisadministrateur op de hoogte zijn van wet- en regelgeving. Ze weten precies welke loonbelastingen en afdrachten er gedaan moeten worden.

Daarnaast heeft de salarisadministrateur van nu een adviserende functie. Enerzijds naar de organisatie en haar management rondom eventuele risico’s, verbeterpunten of de inhoud en optimalisatie van processen. Anderzijds naar de interne klant (andere werknemers) die vragen hebben over hun eigen salaris, salarisstrook of vergelijkbare zaken. Ben je benieuwd wat dit concreet inhoudt? Lees dan de ervaring van Payroll Consultants Ferry of Rendel.

Opleiding salarisadministratie

Wet- en regelgeving rondom salarisadministratie is erg complex en verandert bovendien regelmatig. Daarom is het volgen van een door de Associatie gecertificeerde opleiding PDL (Praktijkdiploma Loonadministratie) voor salarisadministrateurs van harte aan te bevelen. De opleiding heeft het niveau van een HBO Associate Degree en bestaat uit 3 modules die worden met een examen afgesloten. Na afronding van deze opleiding heb je een goede basis. Om zelfstandig SA uit te gaan voeren is het belangrijk om ervaring op te doen. In de praktijk ontdek je hoe om moet gaan met systemen, welke fouten er (kunnen) worden gemaakt en hoe je hier extra op moet letten.

Is de opleiding PDL afgerond en wil je jezelf als salarisadministrateur naar een hoger level tillen? Dan is de Vakopleiding Payroll Services (VPS) aan te raden. In deze opleiding ligt de nadruk op fiscaliteit, sociale zekerheid en arbeidsrecht én komen ook de communicatieve vaardigheden aan bod. Het niveau van deze opleiding is HBO Associate Degree en bestaat uit 4 modules die elk met een afzonderlijk examen wordt afgesloten.

Bekijk ervaringen

Internationale salarisadministratie

Wanneer werknemers tijdelijk naar het buitenland worden uitgezonden, heeft dit vaak gevolgen voor de sociale zekerheid en belastingplicht. Belangrijk hierbij is om te voorkomen dat er meer dan één keer belasting wordt betaald over het inkomen van de werknemer. Om dit te voorkomen moet duidelijk zijn waar de werknemer sociaal verzekerd is en waar loonbelasting afgedragen moet worden. Want je wilt natuurlijk niet dat er meer dan één keer belasting wordt betaald over het inkomen van een medewerker. Bij de complexere situaties is het vaak nodig om dit in samenwerking te doen met een specialist op dat gebied.

Hetzelfde geldt voor medewerkers die vanuit Nederland worden uitgezonden naar het buitenland. Daarom heeft Nederland met een groot aantal landen belastingverdragen afgesloten. Hierin staat op welke manier de belastingen over het inkomen van de medewerker in beide landen op elkaar worden afgestemd. Als organisatie wil je dus iemand hebben die deze regelingen kent en feilloos kan toepassen in de salarisadministratie. Dan weet je zeker dat jij of je werknemer niet onnodig veel belasting betaalt of wordt verrast met een hoge naheffing.

Salarisverwerking software

Voor de salarisverwerking zijn ontelbaar veel softwarepakketten beschikbaar, met elk zijn eigen voordelen. Zo is het ene softwarepakket speciaal ontwikkeld voor een specifieke branche en is het andere softwarepakket probleemloos aan de eigen wensen en behoeften aan te passen. Wanneer je als organisatie op zoek gaat naar nieuwe salarissoftware is er een aantal punten waarop gelet moet worden, namelijk:

• de behoefte van de klant,
• welk systeem het beste bij de dienstverlening van de organisatie past,
• en de voor- en nadelen van het systeem.

Benieuwd waar je op moet letten en hoe je in 6 stappen tot de juiste keuze komt? Lees dan het artikel ‘Keuzestress?! De keuze van een softwarepakket, hoe maak je die?’.

Tom Vaandrager, Payroll Consultant, heeft onderzocht of software doorheeft of je man of vrouw bent en of er wat anders ingevoerd kan worden. Kan een systeem een geslachtsverandering aan?!

Salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?

Salarisadministratie is een tijdrovende bezigheid die elke maand weer terugkomt. Bovendien wijzigt wet- en regelgeving regelmatig waardoor het een uitdaging is om op de hoogte te blijven van alle ontwikkelingen. Je doet er als organisatie dus goed aan om na te denken of het haalbaar is – op vlak van tijd, kennis en capaciteit – of je de salarisadministratie zelf wilt doen of liever uitbesteedt.

In sommige gevallen is het raadzaam de salarisadministratie zelf te doen. In andere gevallen is het niet alleen efficiënter en flexibeler, maar ook goedkoper om het uit te besteden. Wanneer je ervoor kiest de loonadministratie zelf te doen, wees je dan bewust van de risico’s van één verantwoordelijke voor de salarisadministratie.

Ondersteuning op de salarisadministratie

Quoratio biedt (strategisch) advies, detachering en outsourcing op het gebied van HR- en salarisadministratie, zorgadministratie en financiële administratie. Onze professionals – van junior tot expert – verwerken, beheren en optimaliseren alle processen rondom personeelsadministratie, loonstroken en jaaropgaves. Daarnaast ondersteunen ze door middel van strategisch advies, software implementatie en internationale salarisadministratie.

Wij leveren salarisspecialisten van het hoogste niveau. Naast up-to-date kennis van wet- en regelgeving in jouw branche beschikken onze professionals over communicatieve, presentatie- en adviesvaardigheden. Competenties die binnen de salarisadministratie steeds belangrijker worden.

In de afgelopen jaren hebben we al veel klanten mogen ondersteunen op de salarisadministratie. Benieuwd wie dat zijn en hoe zij onze ondersteuning hebben ervaren? Lees dan de ervaringen van a.s.r. verzekeringen, Gemeente Utrecht, NHTV Breda, Telegraaf Media Groep en meer.

---

Kennismaken?

Benieuwd naar wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.

Contact opnemen