Rust in de zomer? Dat kennen wij niet…
Drukke tijden op de afdeling salarisadministratie

Voor sommige mensen is de zomervakantie een tijd van genieten, maar voor de achterblijvers op de afdeling salarisadministratie betekent dit een hogere werkdruk. Ook is deze periode ideaal om bepaalde projecten alvast op te starten en zaken die zijn blijven liggen eindelijk op te pakken. Wij merken dan ook ieder jaar weer dat in juli en augustus de nood hoger is dan verwacht. Kan uw organisatie hulp gebruiken in de vakantieperiode?

Conversie naar een nieuw systeem

Veel bedrijven die de keuze maken om te gaan werken met een nieuw systeem voor de salarisadministratie per 1 januari, hebben dat inmiddels gedaan. Zij beginnen in de zomervakantie met de conversie van de huidige software naar het nieuwe softwareprogramma. Zo is er voldoende tijd om de software in te richten en natuurlijk uitgebreid te testen. De maanden daarna worden gebruikt om te schaduwdraaien tot de werkelijke overgang. Zo worden eventuele fouten opgespoord en bugs opgelost nog voordat het nieuwe systeem live gaat.

Een passende rol bij elk niveau medewerker

Voorafgaand aan een dergelijk project is het verstandig om te kijken naar de rollen in een team op de afdeling salarisadministratie. De conversie van een softwareprogramma vraagt vaak om extra personeel. Dit extra personeel kan worden ingezet op verschillende manieren en niveaus.

  • Payroll Specialist
    Dit is de medewerker die het project leidt en de gehele inrichting verzorgt. Belangrijk is dat ook de processen worden doorgelicht op de afdeling en alles direct goed over gaat in het nieuwe systeem. Het maken van werkinstructies voor medewerkers (en soms ook klanten) kan ook tot het takenpakket behoren. Als u een Payroll Specialist op uw afdeling heeft, zet deze dan zeker in voor dit project. Het is prettig om te werken met iemand die het softwaresysteem door en door kent. Zowel tijdens de inrichting en implementatie als daarna.

  • Payroll Consultant
    Tijdens de inrichting en implementatie zal de ‘gewone’ administratie door moeten lopen. Salarissen moeten namelijk gewoon uitbetaald worden. Dit is een mooie taak voor de Payroll Consultant. Hij/zij houdt de administratie draaiende waardoor de focus van de specialist totaal kan liggen op het nieuwe project. Payroll Consultants hebben vaak al software- en branche kennis en zijn hierdoor snel ingewerkt.

  • Junior Payroll Consultant
    Ook de licht administratieve taken moeten worden uitgevoerd. En wellicht zijn er nog achterstanden die weggewerkt moeten worden. Een perfecte klus voor de Junior Payroll Consultant. Kenmerkend voor deze persoon is dat hij of zij snel leert, flexibel en gedreven is. Hierdoor is hij of zij in staat om de Payroll Consultant optimaal te ondersteunen en zaken af te ronden. Het werkt prettig als deze medewerker de opleidng PDL heeft afgerond. Dan is de basiskennis in ieder geval in orde.

Mist uw organisatie competenties?

Heeft uw organisatie medewerkers van alle niveaus in huis? Als dat niet het geval is, is de inhuur van mensen voor dit soort projecten een goede uitkomst. Heeft u daar wel eens over nagedacht? Bij Quoratio hebben we elk niveau in huis: van experts op het gebied van projecten en software tot de junior en leergierige salarisadministrateur. Maak kennis met onze professionals en kijk wat zij voor u kunnen betekenen. Bekijk de beschikbare consultants.

Óf neem contact met mij op:

Stijn Huizinga
Accountmanager
06-27885030