22 november 2018 Salarisadministratie

Er zijn verschillende mogelijkheden rondom het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een (elektrische) fiets aan een werknemer. Met elk zijn eigen voor- en nadelen. Wel is het zo dat in de meeste gevallen, de waarde van de fiets ten laste komt van de vrije ruimte voor de werkkostenregeling. Het is dus raadzaam als werkgever de regie te houden zodat je niet achteraf voor verrassingen komt te staan.

Binnen de werkkostenregeling heb je als werkgever een vrije ruimte van 1,2% waarmee je vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen aan je personeel kunt doen (bijvoorbeeld kerstpakketten, cadeaus bij verjaardagen, personeelsfeestjes, etentjes etc.). Wanneer je de vrije ruimte overschrijdt, dien je over het bedrag waarmee je de ruimte overschrijdt 80% eindheffing te betalen.

Het is dus goed om te inventariseren hoe groot de vrije ruimte is en een schatting te maken in hoeverre deze ruimte al wordt benut. Want wanneer je kiest voor een fietsregeling waarbij de waarde van de fiets ten laste komt van deze vrije ruimte – en je overschrijdt uiteindelijk de vrije ruimte – dan komt er 80% eindheffing bij.

Optie 1

Verstrekken van een fiets

Verstrek je een fiets aan de werknemer? Dan komt de volledige factuurwaarde van de fiets volledig ten laste van de vrije ruimte (of is belast loon voor de werknemer). Je kunt afspreken dat de werknemer bruto salaris inlevert ter hoogte van de waarde van de fiets. Vervolgens vergoed je dit netto.

Het voordeel van deze constructie voor de werkgever is dat hij geen sociale lasten over de netto vergoeding hoeft te betalen. De werknemer hoeft over de waarde van de fiets geen loonheffing te betalen. Wel dient de werknemer er bij deze optie op gewezen te worden dat de (eenmalige) verlaging van zijn salaris gevolgen heeft voor bijv. het vakantiegeld en eventuele uitkeringen (WW en WIA).

Voorbeeld

De werknemer heeft een salaris van €4000,- bruto per maand. De (elektrische) fiets heeft een waarde van €1500,- incl. btw. Voor het ontvangen van de fiets levert de werknemer € 1500,- bruto in; hij ontvangt eenmalig €2500,- salaris. Dit mag eventueel ook over meerdere maanden worden verspreid.

De werkgever vergoedt vervolgens de waarde van de fiets á €1500,- netto aan de werknemer. De netto vergoeding komt ten laste van de vrije ruimte.

Optie 2

Vergoeden van een fiets

Vergoed je aan je werknemer (een deel van) de aanschafprijs van een fiets die de werknemer heeft gekocht? Dan komt die vergoeding of de volledige factuurwaarde van de fiets volledig ten laste van de vrije ruimte (of is belast loon voor de werknemer).

Voorbeeld

De waarde van de fiets is € 1500,-. Dit bedrag komt geheel ten laste van de vrije ruimte. De werknemer ziet hier niets van op zijn loonstrook.

Optie 3

Ter beschikking stellen van een fiets

Bij het ter beschikking stellen van een fiets blijft de fiets eigendom van de werkgever. Als de werknemer bijvoorbeeld uit dienst gaat dient de fiets ook weer te worden ingeleverd.

  • Als de werknemer de fiets alleen gebruikt voor woonwerkverkeer en/of overige reizen voor het werk, dan hoeft er niets bij het loon gerekend te worden of in de vrije ruimte.
  • Wanneer de werknemer de fiets ook privé gebruikt, dan is de waarde in het economisch verkeer van het privégebruik loon voor de werknemer. De waarde is het aantal privékilometers x de kilometerprijs.

In de praktijk betekent dit dat je eerst de kilometerprijs moet berekenen. Dat zijn de kosten per kilometer voor elektriciteit, onderhoud, reparatie, afschrijving en verzekering.

Dit is absoluut geen praktisch werkbare regeling. Bij alleen zakelijk gebruik dient de werkgever erop toe te zien dat de werknemer de fiets niet privé gebruikt. Bij privégebruik dient een kostprijs per kilometer te worden berekend en dient het aantal privékilometers te worden bijgehouden.

Om de regeling rondom het ter beschikking stellen van een fiets werkbaarder te maken, is het plan om per 1 januari 2020 een bijtelling voor de fiets van 7% in te voeren.

Optie 4

Fiets verstrekken door middel van een renteloze lening

Wanneer een werkgever geld leent aan een werknemer, kan er sprake zijn van een rentevoordeel voor die werknemer. Dit is zo wanneer hij minder rente betaalt over de lening dan bij een kredietverlener. Normaal gesproken dient dit rentevoordeel bij de werknemer te worden belast. Voor dit rentevoordeel geldt een nihilwaardering bij een personeelslening voor een (elektrische) fiets of elektrische scooter.

Dit houdt dus in dat de werkgever een renteloze lening mag verstrekken aan de werknemer voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of elektrische scooter. De werknemer betaalt deze lening terug via een netto inhouding op zijn loon of door bijvoorbeeld een netto inhouding op zijn kilometervergoeding. Het voordeel hiervan is dat deze mogelijkheid niet ten laste komt van de vrije ruimte.

Voorbeeld

De waarde van de (elektrische) fiets is € 1500,. De werknemer betaalt deze fiets met een renteloze lening van de werkgever. Deze lening kan worden afgelost door middel van een inhouding op bijvoorbeeld de kilometervergoeding. De kilometervergoeding is tot € 0,19 per kilometer vrijgesteld. Hiermee lost de werknemer al fietsende de lening af.

Een werknemer mag voor al zijn kilometers woon-werk € 0,19 per kilometer vergoed krijgen.

Optie 5

Combinatie van mogelijkheden

Bovenstaande opties kunnen ook gecombineerd worden.

Voorbeeld

De fiets heeft een waarde van € 1500,-. Voor de eerste € 750,- maakt de werknemer gebruik van mogelijkheid 1: de werknemer levert € 750,- bruto salaris in en de werkgever vergoedt dit bedrag netto. Het netto bedrag komt ten laste van de vrije ruimte.

De overige € 750,- wordt door middel van een renteloze lening verstrekt door de werkgever. De werknemer betaalt deze terug door geen kilometervergoeding meer te ontvangen tot de fiets is afbetaald.

Conclusie

Zoals je ziet, zijn er heel veel mogelijkheden rondom de fiets. Raadzaam is wel om – als je voor een regeling kiest die ten laste van de vrije ruimte komt – in de regeling iets in te
bouwen waarbij je als werkgever de regie houdt over het aantal fietsen dat vergoedt of verstrekt wordt. Zo kun je hierin bijvoorbeeld inbouwen dat je een maximaal aantal fietsen per jaar toekent, of ten alle tijden de regeling kunt stoppen in een jaar.

delen:
loading