29 augustus 2018 Onderwijs

Het onderwijs kenmerkt zich door verschillende piekmomenten in het jaar. Eén van die periodes is de start van het nieuwe school- of academische jaar. Oud-leerlingen en -studenten hebben plaatsgemaakt voor de nieuwe lichting en er zijn de nodige wijzigingen in het personeelsbestand. Zaken die met name voor de administratieve afdelingen extra werk betekenen.

Extra werkzaamheden

Zo zorgt de in- en uitstroom van docenten voor extra mutaties op de personeels- en salarisadministratie en worden er nog veel last-minute wijzigingen doorgevoerd. Bovendien is er in de vakantieperiode ook gewoon salaris betaald waardoor vragen naar aanleiding van deze betaling zijn blijven liggen tot na de vakantie.

Vanwege de instroom van nieuwe leerlingen of studenten heeft ook de debiteurenadministratie te maken met extra werkzaamheden. Naast het verwerken van de ouderenbijdrage wordt in deze periode ook het collegegeld geïncasseerd, wat extra werkzaamheden met zich meebrengt.

Nieuw salarissysteem

Wanneer de onderwijsinstelling plannen heeft om in 2019 met een financieel, personeels- en/of salarissysteem te gaan werken, dan komen hier nog eens extra werkzaamheden bij. De bestaande processen zijn al of worden nog in kaart gebracht en waar nodig verbeterd. Daarna worden de laatste aanpassingen in de bestaande software doorgevoerd om de migratie later in het jaar zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Als de processen eenmaal in kaart zijn gebracht en verbeterd zijn de eerste stappen voor implementatie gezet. Dan is het tijd voor de technische en functionele inrichting van het systeem, gevolgd door gevolgd door een periode van testen en schaduwdraaien om eventuele fouten er nog voor officiële livegang uit te halen.

Nieuwe wet- en regelgeving

Op de 3e dinsdag in september wordt duidelijk of en in hoeverre de wet- en regelgeving in het jaar erna gaat veranderen. De hoeveelheid extra werk die hieruit voortkomt is afhankelijk van de hoeveelheid wijzigingen en hoe ingrijpend deze zijn.

Opties als organisatie

Eén van de opties die je als organisatie hebt is deze werkdruk voor lief nemen. Hierbij loop je als afdeling het risico dat er onvrede onder het personeel ontstaat en processen stagneren, met (nieuwe) achterstanden tot gevolg. Een andere optie is investeren in extra (tijdelijk) personeel. Want juist organisaties die extra investeren zullen vooruitgang boeken.

Klinkt dit herkenbaar en kun je wel wat extra ondersteuning gebruiken? Dan bieden de consultants van Quoratio uitkomst. Zij kunnen tijdens deze drukte inspringen en werk uit handen nemen of de processen begeleiden of opzetten. Neem contact op met Pim Deijns of Pim Tax, zij kunnen je precies vertellen hoe wij je kunnen ondersteunen.

delen:
loading