30 oktober 2019

Wolters Kluwer, bekend van onder meer studieboeken, is een toonaangevende mondiale aanbieder van informatie, software en diensten. Voor de implementatie van een nieuw HR-systeem kon de uitgever wel wat hulp gebruiken. Die ondersteuning, én meer, vonden ze in Trainee Maurits Brave.

De afdeling HR-Service Delivery van Wolters Kluwer ondersteunt alle entiteiten, van instroom tot uitstroom en salarisverwerking. Onlangs implementeerde de organisatie een nieuw HR-systeem: Workday. Omdat de vaste HR & Payroll Expert de handen vol had met eigen werkzaamheden, kon de organisatie hier wel wat extra handen bij gebruiken. Die ondersteuning werd gevonden bij Quoratio in de vorm van Trainee Maurits Brave. Voor hem een mooie opdracht, waarin hij zich wist te onderscheiden als systeemvirtuoos. Een echte procesprofessional met impact.

Implementatie nieuw HR-systeem

HR Service Delivery Manager Carla Straathof: “In eerste instantie zochten we iemand om ons te helpen bij het aanleveren en invoeren van input en data voor de implementatie van ee nieuw HR-systeem, in dit geval Workday. Daarnaast zou het fijn zijn als diegene ook een kleine bijdrage kon leveren aan een aantal backoffice-activiteiten. Gelukkig kon Quoratio ons aan zo iemand helpen.”

De keuze viel op Maurits Brave, Trainee HR Proces & Payroll. Maurits: “Ik heb tijdens mijn opdracht bij Wolters Kluwer zeer afwisselende werkzaamheden mogen uitvoeren. Het begon bij het op orde brengen van de structuur van het organisatiemanagement binnen ADP/SAP, wat onder andere nodig was voor een succesvolle overgang naar Workday. Wolters Kluwer werkt met een aparte organisatietool binnen salarissysteem ADP/SAP. Die stappen heb ik direct vastgelegd in een handleiding om de werkwijze voor iedereen inzichtelijk te maken.”

Vliegende keep van de HR-afdeling

“Vervolgens begonnen we met het testen van de integratie tussen Workday en ADP. Samen met de vaste HR & Payroll Expert keek ik of alle workflows goed gingen, of alle benodigde implementatiepunten naar payroll werkten, en waar bugs en foutjes zaten. Die problemen en onze wensen werden gedeeld tijdens de telefonische vergaderingen die we meerdere malen per week hadden met Wolters Kluwer Amerika, ADP en een externe consultant die meewerkt aan de implementatie van Workday. Alles om ervoor te zorgen dat deze foutjes zo snel mogelijk opgelost konden worden.”

Naast testen hield Maurits zich ook bezig met voorbereidende werkzaamheden voor de implementatie, zoals het verzamelen van data in Excel vanuit ADP/SAP om de gegevens van de medewerkers in Workday te kunnen uploaden. Carla: “Hij ontpopte zich bij ons al snel als vliegende keep binnen de afdeling, die naast data aanleveren voor Workday ook onze HR & Payroll Expert ondersteunde met allerlei activiteiten, zoals rapportage, output, en ondersteuning van de budgetbepaling samen met de afdeling Finance.”

Systeemvirtuoos

Maurits neemt niet snel genoegen met de status quo en blijft meedenken over verbeterpunten. Zo focuste hij zich na de implementatie van een nieuw HR-systeem bijvoorbeeld op hoe Workday werkt om helderheid te krijgen over de functionaliteiten. Daarnaast voerde hij dagelijks testen uit om te controleren of de integratie van gegevens richting ADP/SAP goed ging en naar behoren functioneerde. En daar pakte hij een stuk salarisadministratie bij op, door mutaties ingevoerd door de backoffice te controleren voor een correcte verwerking. Carla: “Maurits is een echte systeemvirtuoos. In een relatief korte periode heeft hij ADP/SAP en Workday goed leren kennen, waardoor hij de rest van de afdeling ook kon ondersteunen bij deze systemen.”

Maurits ervoer zijn opdracht als ‘een zeer leerzame en leuke periode’. “Wolters Kluwer is een onderneming waar je jezelf kan ontwikkelen. De Nederlandse payroll verwerkt momenteel circa  negenhonderd medewerkers verdeeld over twaalf entiteiten met verschillende regelingen en waarvan ook nog eens ongeveer de helft niet onder de cao valt voor het uitgeverijbedrijf. Dat maakt de HR-afdeling extra uitdagend en houdt je altijd scherp en gefocust.”

Ook nieuwsgierig naar hoe een ervaren consultant BAM helpt processen efficiënter in te richten? Lees hier verder.

delen:
loading