12 augustus 2016 Zorgadministratie

Consultant Leanne heeft inmiddels 2 jaar werkervaring binnen de zorgadministratie. Om de kwaliteit van de zorg te verbeteren heeft zij al bij meerdere instellingen een belangrijke bijdrage geleverd. Een voordeel is dat ze de instelling en haar processen vaak vanuit een ander oogpunt bekijkt dan iemand die al jaren binnen de instelling werkzaam is. Daarnaast kijkt zij verder dan de werkzaamheden die ‘op haar bureau liggen’ en houdt tijdens haar werkzaamheden lean werken en het gehele zorgadministratieve proces voor ogen. Zo heeft zij de processen van verschillende instellingen van dichtbij mogen bewonderen, analyseren en optimaliseren en zijn haar een aantal zaken opgevallen.

“Natuurlijk, elke instelling is anders. Toch valt mij op dat verschillende instellingen vaak met dezelfde problemen te maken hebben. De correcte registratie van zorg is daar een voorbeeld van. Ik zie daarbij vaak een viertal factoren terugkomen: onvoldoende uniformiteit, hoge werkdruk, gebrek aan bewustzijn en complexe ICT-systemen.”

Onvoldoende uniformiteit

Binnen veel instellingen is sprake van onvoldoende uniformiteit waardoor de geregistreerde gegevens in het systeem geen juiste input kunnen leveren voor het einddoel, of onnodig veel tijd in beslag nemen. Uniformiteit binnen een instelling zorgt ervoor dat iedereen die bijdraagt aan de registratie van zorg dit op dezelfde manier doet. Hierdoor is data die uit de registratie voortkomt betrouwbaarder, kunnen gegevens gemakkelijker met elkaar vergeleken worden en is de kans op retourinformatie kleiner.

Hoge werkdruk

Daarnaast blijkt de werkdruk voor artsen vaak hoog te zijn waardoor zij soms pas achteraf registreren, op het moment dat de patiënt al weg is. Hierdoor kan de juistheid en nauwkeurigheid van de registratie in het geding komen. Bij onjuiste of onnauwkeurige registratie wordt de informatie als onbetrouwbaar beschouwd en zijn de gegevens niet alleen onbruikbaar voor kwaliteitsverbetering, maar is de kans op onjuiste declaraties bij de zorgverzekeraar ook groter.

Gebrek aan bewustzijn

Correct registreren kost tijd en levert voor een arts niet direct iets op. Artsen zijn zich soms niet bewust van het belang van een correcte registratie. De combinatie van een te hoge werkdruk en het niet weten welke invloed de registratie heeft op het verdere proces spelen hierbij een rol. Doordat artsen zich niet altijd bewust zijn van de belangrijke schakel die ze vormen in het proces, hebben zij geen idee welke problemen er ontstaan wanneer zij niet juist of volledig registreren.

Complexe ICT-systemen

In ziekenhuizen wordt door de diverse disciplines en afdelingen vaak in verschillende systemen gewerkt. Door middel van koppelingen wordt alle informatie samengevoegd en komt deze in het EPD terecht. Helaas werken deze koppelingen niet altijd zoals het hoort waardoor gegevens verloren gaan of dubbel ingevoerd moeten worden. Dit zorgt ervoor dat de werkdruk met name bij artsen wordt verhoogd.

De punten die Leanne noemt, dragen eraan bij dat de gegevens in het EPD vaak geen juiste weerspiegeling van de werkelijkheid zijn, waardoor deze niet als betrouwbaar beschouwd kunnen worden. In een wereld waarin mensen steeds kritischer worden, is de kwaliteit van zorg een belangrijke graadmeter. Ook daarom is het van belang dat de kwaliteit van zorg aan de hand van betrouwbare informatie wordt gemeten.

Voor een correct registratieproces om de kwaliteit van zorg nauwkeurig(er) te meten is het voor een zorginstelling van belang rekening te houden met bovenstaande factoren. Om te beginnen kunnen eventuele knelpunten worden geanalyseerd. Op basis hiervan kan dan een plan van aanpak worden geschreven, gevolgd door het uitbrengen van advies.

delen:
loading