30 januari 2019 Zorg

In de zorg is capaciteitsmanagement een hot item. Om wachttijden te verkorten en kosten te beheersen, is efficiënte inzet van mensen en middelen immers een must. Geautomatiseerde tools hiervoor zijn helaas niet goedkoop. Gelukkig kunnen ook slimme rapportages uit de planningstool een goede basis zijn voor beslissingen op de middellange termijn.

In de planningstool van elke organisatie zijn wachtlijsten beschikbaar. Operationeel planners werken ermee om patiënten in te plannen. Omdat managers over het algemeen niet in de applicatie werken, kunnen ze signalen missen en worden overvallen door ellenlange wachtlijsten. Door slim te rapporteren vanuit het planningssysteem, ligt meer grip binnen handbereik.

Begin klein en verfijn

Ontwikkel een rapport dat het verloop van het aantal wachtenden voor een intake of consult toont. Door filters toe te passen, kunnen ook specifieke vragen over het aantal wachtenden per locatie, specialisme of hoofdbehandelaar worden beantwoord. Die detailinformatie zorgt dat gebruikers op verschillende niveaus met de rapporten kunnen werken. Zo kijkt de locatiemanager naar de gegevens op locatieniveau en het behandelteam naar het aantal wachtenden van een specifieke doelgroep.

Scrummen voor de juiste output

De scrum-methodiek helpt bij het focussen van de belangrijkste managementinformatie. Een producteigenaar formuleert met de stakeholders de vraag en de vertaling naar het ontwikkelteam. Door een grote vraag op te knippen en prioriteiten te bepalen, kan al na drie tot vier weken een bruikbaar rapport worden opgeleverd. Op basis van deze eerste versie worden vervolgvragen uitgewerkt en ontwikkeld. Dit voorkomt dat veel tijd en energie wordt gestoken in een uitgebreid rapport dat maar deels wordt gebruikt. Of nét niet voldoet aan de verwachting van de gebruiker.

Capaciteitsmanagement op maat

Een zorgorganisatie kan capaciteitsmanagement op maat invoeren door de rapporten stapsgewijs uit te breiden. Zo geeft informatie over het verloop van het aantal wachtenden – gecombineerd met bezettingsgegevens van behandelteams – managers vaak al genoeg informatie voor planning op de middellange termijn.

Meer grip, meer inzicht

Een bijkomend voordeel van de rapporten is dat ontbrekende stappen in administratieve processen of foutieve registraties sneller aan het licht komen. Als een patiënt bijvoorbeeld zijn afspraak afzegt, maar de verwijzing niet wordt geannuleerd, blijft het aantal wachtenden stijgen. Als de registratie op orde is, wordt de behandelaar op zijn of haar beurt beloond met een realistisch inzicht in de case-load.

Benieuwd hoe jouw organisatie betaalbaar capaciteitsmanagement kan invoeren? Neem contact met ons op! Yvonne Claassen, consultant bij Zorgon, denkt graag met je mee.

 

delen:
loading