17 december 2018 Zorgadministratie

De laatste weken van het jaar zuchten veel zorgadministraties onder de deadlines. Naast de ‘gewone’ uitrol van wet- en regelgeving wordt veel werk verzet om alle controlelijsten voor de Handreiking tijdig op nul te krijgen. Tips voor collega’s om ondanks de eindejaarstress de rust te bewaren.

Denk je net alles af te hebben, wordt er weer een nieuwe controlelijst uit de hoge hoed getoverd. Nog even de tanden op elkaar met z’n allen, want die vrije dagen rond de jaarwisseling wil niemand missen. Maar als de deadline voor de Handreiking dan eindelijk netjes is gehaald, is er nog steeds geen moment om op adem te komen. De instroom op controlelijsten blijft hoog, het invoeren van verbeteringen verloopt langzaam en iedereen blijft maar reageren. Bovendien moeten de jaarrekening en het rapport voor de Handreiking ook nog afgerond worden. Het blijft sprinten van deadline naar deadline. En iedereen heeft het gevoel niet meer aan het eigen werk toe te komen. Houdt het dan nooit op?

Tip 1: focus op samenwerken

Tijdens een langdurige periode van werkdruk doet zich het bijzondere fenomeen voor dat een afdeling zich in twee groepen verdeelt. De eerste groep bestaat uit collega’s die het geheel blijven overzien, hoe druk het ook is. Ze hebben de kennis en vaardigheden om dagelijkse problemen snel op te lossen. Het zijn de ‘sterren’ van de afdeling op wie iedereen kan terugvallen. De andere groep collega’s focust zich vooral op eigen taken waarin ze heel goed worden. Het zijn de ‘foutoplossers’ die bergen werk verzetten, zeker ten tijde van veel deadlines. Beide groepen hebben elkaar nodig en zijn gebaat bij een goede samenwerking.

Tip 2: stimuleer interactie

Misschien een open deur, maar op de top van een deadlinegolf wordt informatie-uitwisseling steeds korter en bondiger. Tijdens de weekstart klinkt alleen nog dat ‘we alle acties met een uitroepteken moeten wegwerken’ en iedereen gaat meteen aan de slag. Begrijpelijk, maar schadelijk op de lange termijn, want een slechte werksfeer en kennisverlies liggen op de loer. Als communicatie en contact door de drukte wegvallen, ontstaat er onbegrip. Het halen van deadlines wordt belangrijker dan elkaar helpen. En als er iets misgaat, klinkt gemopper en ligt het vooral aan de ander. Kortom, de sfeer verslechtert. Bovendien belemmert het de ontwikkeling van ‘foutoplossers’. Ze hebben vaak veel in hun mars, maar missen de interactie met ‘sterren’ om te groeien en zo de afdeling als geheel sterker te maken.

Tip 3: bewaak de balans

Balans tussen de twee groepen collega’s draagt bij aan rust op de afdeling zorgadministratie. Sterren kunnen heel eenvoudig het voortouw nemen en een start maken om hun kennis te delen met foutoplossers. Vaak is een ruimte reserveren, afspraak inschieten en een open gesprek al voldoende. En als je het nog laagdrempeliger wilt, kun je bijvoorbeeld notulen van een werkoverleg delen ter inspiratie. Wat ook goed werkt is om de verleiding van ‘zet maar even op de mail’ te weerstaan. Samen hardop over de oplossing van een probleem nadenken, heeft een bewezen leereffect. Dat gaat ook op als een ster een foutoplosser een keer om zijn of haar inzichten vraagt.

Tip 4: blijf communiceren

De makkelijkste en misschien wel leukste tip: verlaag de drempel om vragen te stellen door tijdens de lunchpauze regelmatig een wandeling te maken met een onverwachte collega. Door voortdurend kennis te delen blijft de afdeling op kracht en gemotiveerd. En door met elkaar te blijven communiceren, beleeft iedereen toekomstige piekperiodes een stuk relaxter. Wacht vooral niet te lang, want deadlines zijn er altijd!

De laatste weken van het jaar zullen voor zorgadministraties altijd piekperiodes zijn. Door extra aandacht aan communicatie te geven, beleven collega’s de eindejaardrukte meer vanuit het saamhorigheidsgevoel dat past bij de feestdagen. Behoefte aan andere tips om de rust te bewaren? Neem dan contact met ons op. We delen ze graag!

Marcel Mullenders
Consultant Zorgadministratie bij Zorgon

delen:
loading