Wat is Functioneel Beheer?

Functioneel Beheer is het beheer van de informatievoorziening ten behoeve van een gebruikersorganisatie. Functioneel Beheer wordt daarom vaak aangeduid met de term Informatiebeheer of Informatiemanagement. Het vormt de brug tussen de systemen, systeembeheerders en de eindgebruikers.

Functioneel beheerders beheren applicaties en zorgen ervoor dat alles naar wens functioneert. Ze zorgen dat er goede informatievoorziening is, daar waar mensen, processen, informatie en ICT samenkomen. Hierbij staan 3 doelen centraal:

  1. Gebruiken en beheren: organisatie ondersteunen bij informatievoorziening
  2. Vertalen en bepalen: het vertalen van wensen en eisen van de gebruiker
  3. Verbeteren en innoveren: begeleiden en doorvoeren van verbeteringen en innovaties bij applicaties

Een Functioneel beheerder heeft kennis van de gebruikte software bij een bedrijf. Door zich op een software te focussen weet de beheerder de in en outs van de software. Hierdoor kunnen problemen snel opgelost worden.

Applicatiebeheer lijkt hetzelfde als functioneel beheer. Dit is echter niet het geval. Bij applicatiebeheer ben je meer bezig met gegevens en de beschikbaarheid daarvan. Functioneel Beheer gaat over het verschaffen van de juiste informatie aan de organisatie.

 

Wat doet een Functioneel beheerder?

‘Iets met computers’ is meestal het enige wat mensen weten over wat Functioneel Beheer inhoudt. Daarom hebben we hieronder duidelijk beschreven wat je doet in deze functie.

1. Controleren en onderhouden

Je kijkt kritisch naar de werking van de applicaties in een organisatie. Je voert controles uit en waar nodig pleeg je onderhoud of voer je updates uit bij de applicaties. Dit is bijvoorbeeld het geval als er een nieuw systeem wordt geïmplementeerd dat gekoppeld moet worden aan andere systemen of applicaties.

2. Testen en implementeren

Naast het controleren van applicaties is het van belang dat de applicaties regelmatig worden getest. Dit geldt zowel voor een nieuwe applicaties als voor updates van bestaande applicaties. Daarnaast is het ook belangrijk om te testen op het moment dat er wijzigingen zijn in de configuratie. Dit zorgt ervoor dat alles probleemloos blijft werken.

3. Bijhouden van belangrijke documentatie

Goede documentatie is een belangrijke voorwaarde voor continuïteit. Hierbij kun je denken aan het bijhouden releasenotes of aan het opstellen van belangrijke documenten zoals een gebruiksaanwijzing. Ook het beschikbaar stellen van deze papieren is een verantwoordelijkheid van een functioneel beheerder. Naast het creëren van nieuwe documenten is een functioneel beheerder ook bezig met bestaande documenten zoals licenties en overeenkomsten.

4. Analyseren en verhelpen van problemen

Elke software heeft hier en daar problemen die nu of in de toekomst kunnen ontstaan. Hierbij is het van belang dat deze worden opgelost – of beter nog – voorkomen. Dit doet de beheerder door goede analyses uit te voeren, installaties te doen en configuraties te controleren.

5. Adviseren van het management

De beheerder is een vertaler voor de medewerkers en voor het management. Hij adviseert over de applicaties en zorgt ervoor dat ook niet-experts gewoon begrijpen hoe het werkt. Zo niet? Dan is de functioneel beheerder er om te helpen. Een soort vertaler, ofwel de brug tussen de applicatie en het management.

6. Overleggen met gebruikers

De meeste ICT’ers hoeven alleen te weten hoe iets werkt en hoeven dit niet uit te leggen. Bij een Functioneel Beheerder is dit anders. Hij moet én kennis hebben over de software én hij moet dit kunnen overbrengen naar de gebruikers. Hierbij is het belangrijk dat de eindgebruikers hun wensen kunnen uiten. Vervolgens wordt dit gerapporteerd naar het management om zo concrete voorstellen te doen voor verbeteringen, wijzigingen en mogelijkheden.

 

Functioneel Beheer binnen HR- en salarisadministratie

Over het algemeen heeft een Functioneel beheerder dezelfde verantwoordelijkheden in verschillende branches. Maar omdat er zoveel verschillende soorten software zijn, is het meestal niet mogelijk om in verschillende branches tegelijkertijd werkzaam te zijn. Het is efficiënter om als Functioneel beheerder te specialiseren in een branche en de bijbehorende softwarepakketten.

Johan van Bostelen heeft bij Quoratio geholpen bij de implementatie van de software AFAS. Hierbij heeft hij geprobeerd om AFAS zo optimaal mogelijk in lijn te brengen met de bedrijfsstructuur en –processen van Quoratio. Hij heeft, met zijn kennis, verschillende standaardonderdelen voor bepaalde processen geoptimaliseerd die daardoor beter aansluiten bij de werkwijze binnen Quoratio. Zo heeft zijn expertise ingezet voor het verwerken van de pensioenregeling in het systeem. Deze berekening wordt namelijk niet standaard ondersteund door AFAS. Johan heeft zelf deze oplossing ingebouwd zodat per medewerker de juiste premie wordt berekend. Deze premie wordt meegenomen op de pensioenaangifte en automatisch wordt ingehouden op de loonstrook. Zonder Johan werd er dus geen pensioenpremie ingehouden.

 

Voorbeelden HR- & salarisadministratiesoftware

 

Functioneel Beheer binnen de zorg

Binnen de zorg wordt heel andere software gebruikt dan binnen de meeste andere branches. Dat vraagt niet alleen om kennis van de complexiteit van de processen, maar ook van wet- en regelgeving. En natuurlijk de capaciteit om deze processen en wet- en regelgeving te vertalen naar de systemen zodat deze door de eindgebruikers toegepast kunnen worden.

Voorbeelden van software in de zorg

Afhankelijk van het soort zorginstelling wordt er een Ziekenhuisinformatiesystemen (ZIS) een Elektronisch Patiëntendossier (EPD) of een Elektronisch Clientendossier (ECD) gebruikt. Er is een aantal veelgebruikte systemen, met elk zijn eigen toepassingsmogelijkheden:

 

Implementatie van nieuwe software

De implementatie van nieuwe software is in veel gevallen een belangrijke strategische keuze. Afhankelijk van het soort software dat wordt geïmplementeerd kan dit van grote invloed zijn op de manier van werken en de processen binnen de organisatie. Het is dan ook van groot belang daar vooraf goed over na te denken.

Om een software-implementatie goed te laten verlopen, moet van tevoren duidelijk zijn wie wat gaat doen en hoe dit uitgevoerd gaat worden. De functioneel beheerder vervult hier de rol als projectleider. Hij zorgt ervoor dat iedereen zijn rol weet en helpt waar nodig. Bekijk van tevoren goed of de nieuwe software goed aansluit bij de doelen van de organisatie. Is er ambitie om flink te groeien in werknemers of opdrachten? Dan moet het softwarepakket dit wel aankunnen.

 

Optimalisatie van bestaande software

Soms verlopen de processen binnen een organisatie of softwaresysteem moeizaam. Het is dan zaak erachter te komen hoe dat komt. Ligt het aan de inrichting van de processen en systemen of zijn je medewerkers mogelijk niet goed opgeleid? Op basis van die uitkomst kun je actie ondernemen. Bijvoorbeeld door je processen of systemen anders in te richten, medewerkers op te leiden in juist gebruik van de software of door werkinstructies te maken. Zoek een manier om de software goed te laten werken en zet er een team op dat hiervoor geschikt is.

 

Functioneel Beheer uitbesteden

Functioneel Beheer zelf doen zorgt ervoor dat je snel kunt schakelen en dat je altijd iemand bij de hand hebt om te helpen bij eventuele problemen. Bij het uitbesteden komt er een extern persoon of neemt een organisatie de werkzaamheden van je over. Het voordeel ven uitbesteden is dat de externe organisatie veel kennis heeft van de software en alles wat te maken heeft met de software. Alle trends, veelvoorkomende problemen én de beste oplossingen. Daarnaast hebben ze veel ervaring kunnen ze je helpen bij het testen van nieuwe mogelijkheden en staan ze klaar om te helpen.

Als je het niet wilt uitbesteden, is het van belang dat je nagaat of je over de juiste mensen met de juiste competenties beschikt. Of deze beschikbaar zijn en hoeveel tijd het gaat kosten om hen indien nodig te trainen. Daarnaast moet je van tevoren een goed plan hebben. Waarschijnlijk zijn je huidige werknemers op de hoogte van alle onderdelen van de huidige software, maar wat ga je doen als er behoefte is aan nieuwe software? Ga je dan deze bestaande werknemers trainen voor nieuwe software, ga je het volledig uitbesteden of huur je een functioneel beheerder in op tijdelijke basis?

Er is keuze genoeg, maar welke keuze maak je? Je kunt altijd even contact met ons opnemen om te sparren.

 

Vacature functioneel beheer / ict

Er zijn genoeg organisaties die opzoek zijn naar een Functioneel Beheerder, voor vaste invulling of tijdelijke ondersteuning in het kader van een optimalisatie- of implementatietraject. Natuurlijk kun je ook als consultant aan de slag, zodat je bij verschillende organisaties op tijdelijke basis kunt ondersteunen bij diverse projecten. Bekijk onze vacatures of neem contact op met recruitment@quoratio.nl.

Contact opnemen
loading