De voordelen om de salarisadministratie onder te brengen bij HR of Finance

Duivels dilemma: kan de salarisadministratie het beste worden ondergebracht bij Finance of bij HR? Deze vraag stelden wij aan een groep van ruim 3.000 professionals binnen de salarisadministratie. Quoratio gaat met verschillende managers in gesprek rondom vraagstukken op de salarisadministratie. De ene keer is dit een HR Manager, de andere keer de Manager Finance of de Manager (Personeel- en) Salarisadministratie, afhankelijk van de inrichting van de organisatie.

Op basis daarvan ontstond er nieuwsgierigheid naar de overwegingen om de salarisadministratie onder te brengen bij ofwel HR, ofwel Finance.

Salarisadministratie en HR, hand in hand

Een deel van de professionals pleit voor het onderbrengen van de salarisadministratie bij de afdeling HR. Eén van de redenen is dat de salarisadministratie dicht bij de bron hoort. En dat is bij de afdeling HR. Dan kunnen de gemaakte afspraken met medewerkers over onder andere de functiehuizen en arbeidsvoorwaarden gewaarborgd worden.

Aanvullend hierop wordt gesteld dat de salarisadministratie zorg draagt voor het inkomen van de medewerkers, dus ook om die reden hoort het bij de afdeling HR. De financiële afdeling is immers gericht op cijfers, waaronder journaalposten en rapporten waardoor hier minder raakvlak mee is.

De salarisadministratie is veel meer dan alleen het uitbetalen van de salarissen en het analyseren daarvan. Er komt veel wet- en regelgeving bij kijken en de salarisadministratie is nauw verbonden met de personeelsadministratie. Een afdeling salaris- en personeelsadministratie die hoort bij de HR-afdeling lijkt daarom een logische oplossing.

Een laatste argument om salarisadministratie onder te brengen bij HR heeft te maken met e-HRM en het automatiseren van de salarisadministratie. Bij complexe cao’s en ingewikkelde wetgeving is minimale automatisering mogelijk. Er blijft dan veel handmatig werk over voor de salarisprofessionals waarbij afstemming met HR belangrijk is.

Salarisadministratie hoort bij de financiële afdeling

Evenzoveel argumenten zijn er voor het onderbrengen van de salarisadministratie bij de financiële afdeling. Want bij salarisadministratie gaat het uiteindelijk om cijfers. En administratie hoort bij de financiële afdeling, ook de personeelsadministratie. Zo kunnen financiële vraagstukken op de finance afdeling door experts worden behandeld. En kan HR zich bezighouden met inhoudelijke vraagstukken buiten de financiën om.

Wet- en regelgeving en salarisadministratie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Gesteld wordt dat de afdeling HR over het algemeen minder goed op de hoogte is van deze wet- en regelgeving. En HR professionals hebben minder met administratie, controle en de rapportages. Kernactiviteiten die horen bij de financiële afdeling. Wat reden is om salarisadministratie onder te brengen bij finance.

Ook hier wordt e-HRM genoemd als reden, maar dan juist als reden om salarisadministratie onder te brengen bij finance. Wanneer een organisatie ver is ontwikkeld op het gebied van e-HRM verlopen de meeste processen automatisch. Salarisadministratie gaat dan meer om de verloning en de rapportage. Dus dan hoort dit zeker bij de financiële afdeling. Kennis van arbeidsvoorwaarden en wetgeving is dan wel een vereiste.

Andere invalshoeken

Naast de bovenstaande standpunten kwamen er ook andere invalshoeken aan het licht. Zo is het samenvoegen van de afdeling HR en finance onder de leiding van de finance manager of directeur ook een oplossing. De finance manager of directeur weet over het algemeen veel meer van HR dan de HR manager van finance. Hiermee is er dus een extra keuze toegevoegd aan het dilemma.

Ook wordt gesteld dat salarisadministratie een vak apart is. De salarisadministrateur is een adviseur met een eigen plek in de organisatie. Deze persoon verleent service aan beide afdelingen. Daarom hoort salarisadministratie bij geen van deze afdelingen.

De salarisadministrateur is de vertaler van letters (HR) en cijfers (finance) en zou daarom tussen de partijen in moeten zitten. Met een goede verbinding en goed contact met beide afdelingen.

Wat kunnen we hieruit concluderen?

De argumenten voor beide standpunten lopen nogal uiteen en zijn in sommige gevallen bijzonder tegenstrijdig. De conclusie is dat beste plaats voor de salarisadministratie afhankelijk is van de organisatiestructuur en de fase waarin salarisadministratie zich bevindt. Zolang de verbinding en samenwerking met de afdelingen HR en finance goed is, dan is de plek in het organogram bijzaak.

Een nieuwe vraag…

De nieuwe vraag die naar aanleiding van deze discussie is ontstaan: ‘’Wat verstaan we onder salarisadministratie?’’ Hoort hierbij zuiver het zorgdragen voor de betaling van de salarissen of is HR-Analytics hier ook onderdeel van? Wellicht een goede vraag voor een volgend dilemma? Het belang van een goede salarisadministratie is in ieder geval duidelijk.

Ook mee discussiëren?

Wij gaan graag met u in gesprek over actuele onderwerpen rondom salaris- en financiële administratie. Of word lid van de LinkedIn groep Salarisnieuws en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen het vakgebied.